Assistant d'Établissement - Grand-Orly Seine Bièvre T12 H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Depuis sa création le 1er janvier 2016, l'Etablissement Public Territorial Grand-Orly Seine Bièvre gère des compétences notamment en matière de développement territorial, d'espace public, de culture et de sport.
Aujourd'hui, l'établissement poursuit ses missions au service de ses habitants en entrant dans une nouvelle phase, avec une équipe de direction générale renouvelée et une organisation en adéquation avec les objectifs portés par les élus.

Dans ce contexte, l'Etablissement public territorial Grand-Orly Seine Bièvre recrute, pour le conservatoire de Fresnes à compter du 1er novembre 2022 :

ASSISTANT(E) D'ETABLISSEMENT (H/F)
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Poste basé au conservatoire de Fresnes - 94

Placé(e) sous la responsabilité du directeur du conservatoire de Fresnes, l'assistant(e) d'établissement aura les missions suivantes :

- Participer au bon fonctionnement du secrétariat : planification des tâches selon le calendrier scolaire
- Accueillir, informer et orienter les usagers : accueil physique et téléphonique, réponses au courriels, prises de rendez-vous, réservations, annulations et reports de cours, aide et assistance
- Assister l'équipe pédagogique dans la mise en oeuvre du projet d'établissement : fournitures, impression des documents, recensement des besoins
- Assurer l'inscription des élèves et le suivi de leur scolarité : gestion des dossiers des familles et des élèves, inscriptions et préinscriptions, attestations, certificats de scolarité, corrections et mises à jour, évaluations semestrielles, auditions et concerts
- Contribuer au suivi du planning d'utilisation des salles d'enseignement : planning annuel des salles, reports et déplacements de cours, calendrier partagé, clés
- Assurer la responsabilité de régisseur adjoint des recettes : lien avec la ville pour les quotients familiaux, saisie des éléments de facturation, encaissements des espèces et chèques, délivrance des reçus et des factures acquittées
- Assurer la liaison avec les moyens généraux pour les commandes de fournitures administratives et de produits d'entretien
- Assurer la liaison avec le service prévention : commande et gestion des produits de pharmacie, suivi du registre de santé et sécurité au travail
- Contribuer à l'organisation des réunions, examens et concours : comptes rendus de réunions, convocations, procès-verbaux, diplômes
- Recevoir, traiter et diffuser les informations : affichage, transmission des courriers, courriels
- Trier, classer et archiver les documents : conservation, stockage physique et informatique

- NIVEAU BAC
- Titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux ou recrutement par voie contractuelle (Art. L.332-9 du CGFP)
- Expérience en administration, secrétariat

Compétences et connaissances :
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement spécialisé
- Connaissance de la comptabilité et de la facturation (publique)
- Maîtrise des outils informatiques : bureautique et logiciel métier (Kolok, Imuse, Ciril finances...)
- Sens du service public, qualités relationnelles, aisance dans la communication
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur, polyvalence, sens de l'organisation et des priorités
- Autonomie, capacité d'adaptation

• Sens du relationnel
• Reporting
• Autonomie
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Encaissement
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation