Assistant Administratif Résidence Autonomie Cesar Franck H/F - Mairie

Bonjour et bienvenue !

Quatrième ville de l'Essonne, Savigny-sur-Orge est une commune de plus de 37 000 habitants.

A seulement 20 km de Paris, la Ville est facilement accessible par l'autoroute A6 et sa gare RER C dessert la capitale en seulement 15 minutes.

Sa situation géographique et son cadre de vie préservé font de Savigny-sur-Orge un territoire de plus en plus attractif.

C'est une Ville dynamique et animée proposant de nombreuses manifestations sportives et culturelles qui rythment le quotidien des Saviniens. Savigny-sur-Orge bénéficie également d'un tissu associatif diversifié et de nombreux commerces de proximité.

Par sa position géographique stratégique, proche de la capitale et de l'aéroport Paris-Orly, elle fait partie d'un maillage administratif et institutionnel dense : celui de la Métropole du Grand Paris et de l'Etablissement Public Territorial Grand-Orly Seine Bièvre.

La Ville de Savigny-sur-Orge s'engage par ailleurs pour le développement et la qualité de vie au travail de ses agents, et les encourage vivement à se former tout au long de leur carrière au sein de la collectivité. La prévention ainsi que la sécurité des agents sont une priorité pour la Ville.

Une offre d'emploi a retenu votre attention, et vous avez les compétences et connaissances nécessaires pour répondre aux missions du poste ?

Lancez-vous et rejoignez notre équipe d'agents engagés pour un service public de proximité et qualitatif, déterminés à améliorer le cadre de vie des habitants de Savigny-sur-Orge !

La chargée de recrutement est à votre disposition pour tout renseignement.

PS : Dans le cas où aucun poste ne correspond à vos attentes, nous vous invitons à déposer votre candidature dans l'encadré « Candidature spontanée » et nous reviendrons vers vous.

Remplacement de 6 mois

Sous l'autorité du directeur des résidences autonomie, vous serez en charge d'assurer l'accueil, la gestion administrative et la gestion opérationnelle de la Résidence autonomie César Franck.

MISSIONS / ACTIVITES :

Accueil et information des usagers :

- Accueillir et orienter les résidents, les familles et les partenaires

- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels

- Assurer la traçabilité et le suivi des messages

Gestion administrative de la structure :

- Participer à la gestion administrative en lien avec la direction

- Mettre à jour les dossiers des résidents

- Compléter et suivre les tableaux de bord

Appui organisationnel et institutionnel :

- Préparer les ordres du jour des réunions et des instances

- Rédiger les comptes rendus de réunions

- Apporter un appui à la mise en oeuvre des projets de vie en résidence

Démarche qualité et conformité réglementaire :

- Contribuer à la démarche qualité de la structure

- Participer à la mise en place et au suivi des outils réglementaires.

Profil recherché :

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et d'un CCAS

- Avoir une expérience auprès d'un public sénior

- Disposer d'une bonne maîtrise des outils informatiques

- Savoir adapter sa communication orale et écrite aux interlocuteurs et en fonction des besoins

- Être à l'écoute et savoir faire preuve d'empathie

- Être disponible, autonome et grande capacité d'adaptation

LES PLUS A LA VILLE DE SAVIGNY-SUR-ORGE

36h hebdo, soit 30 jours + 2 jours de fractionnement
Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle
CNAS, participation à la complémentaire santé et à la prévoyance

Notre processus de recrutement, qui s'étale sur une période de 10 semaines en moyenne, se déroulera de la façon suivante :

Analyse de l'ensemble des candidatures auxquelles nous adresserons un accusé de réception par courriel
Prise de contact téléphonique avec les candidats dont les profils professionnels correspondent aux compétences requises précisées dans nos annonces
Organisation d'un entretien

Experience: 2 An(s) - Expérience auprès d'un public sénior

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Titre professionnel secrétaire assistant,Techniques de prise de notes,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Mettre à jour un dossier, une base de données,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques,Assurer la gestion administrative d'une activité,Archiver des dossiers et documents de référence,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Prise de note