Assistant·e Administratif·ve H/F - Groupe SOS

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.
Présentation de l'établissement

L'HUDA Orangis, géré par Groupe SOS Solidarités, se veut être une structure garante de la qualité d'accueil, d'accompagnement et des procédures internes. Nous mettrons en oeuvre un accompagnement rigoureux et constant auprès des résidents dans leurs démarches de demande d'asile afin d'obtenir le statut auquel elles peuvent prétendre.

Mission Générale

Gérer les tâches administratives courantes en fournissant à la Direction et aux salariés un support indispensable au bon fonctionnement de la structure.

Assister un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur, chef de service...) afin d'optimiser la gestion de leur activité. Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure.

Contexte interne

Placée directement sous la responsabilité du chef de service et de la directrice vous les assistez dans la gestion des tâches administratives courantes de l'établissement.

Contexte externe
Vous êtes la première interface entre la Direction et l'extérieur.

Activités principales socle du poste

· Accueil du public et réception téléphonique

· Suivi des e-mails et télécopies

· Réception et traitement des factures

· Préparation des virements

· Prise des rendez-vous (médecine du travail, garage...)

· Réception et enregistrement du courrier reçu

· Déplacement à la poste

Suivi et gestion administrative RH

- Tenue des dossiers du personnel de la structure (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés, plannings, attestation formation...)
- Tenue à jour des registres du personnel (salariés, intérimaires)
- Rédaction de tous les contrats de travail (CDI, CDD et avenants), sauf celui des cadres et faire les DPAE
- Saisie dans le logiciel HRA4YOU des entrées et sorties du personnel ainsi que toute information à modifier
- Envoyer les demandes de STC par tick's au service paie et préparer les STC
- Informer et remettre au personnel les STC
- Remettre à chaque nouveau salarié le livret d'accueil
- Envoi des arrêts maladie au service paie par tick's
- Saisie des absences sur le logiciel de gestion des plannings
- Suivi des absences et mise à jour dans le logiciel HRA

Comptabilité

- Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le supérieur hiérarchique pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer

- Suivi des factures à payer, rédaction des BED ainsi que des chèques ou virement

- Scan et classement des documents comptables avant envoi au service comptable

- Transmission des documents comptables au service comptable chaque fin de semaine accompagné des tableaux comptables par mail

- Préparation de la clôture comptable en fin d'année

- Encaissement et suivi des participations financières des personnes accueillies, des cautions et suivi des échéanciers

Liste des tâches non exhaustive

Savoir-faire et savoir-être :

· Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs

· Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe

· Savoir orienter les visiteurs entre les différents services

· Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires

· Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs

· Avoir une bonne présentation et une bonne communication

· Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations (demandes d'adresses précises de centres, procédures d'admission...)

· Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel

· Savoir établir les bons de commande

· Installer les équipements reçus

· Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées

Connaissances :

· BTS Secrétariat ou BTS Assistante de gestion PME- PMI

· Maîtrise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet

· Notions de comptabilité selon structures)

Compétences professionnelles :

· Disponibilité

· Polyvalence

· Organisation

· Sens du contact

· Discrétion

· Travail en équipe

· Rigueur

· Capacité d'écoute

· Réactivité

· Autonomie

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier