Secrétaire pour le Cabinet du Maire H/F - 94

Située au nord de l'Essonne, membre de Coeur d'Essonne Agglomération, la commune de Villemoisson-sur-Orge (7 160 habitants) est une commune résidentielle, dans un environnement arboré, riche de ses nombreux équipements et services publics.

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, le ou la secrétaire de cabinet travaille en étroite collaboration avec la Direction Générale et avec les élus-adjoints du bureau municipal.

Ce poste requiert une appétence forte pour le travail en équipe et la transversalité, et une capacité à adapter son discours et ses pratiques aux divers interlocuteurs. Une expérience réussie dans la fonction publique territoriale est un plus.

MISSIONS PRINCIPALES
- Tenue de l'agenda (prise de rendez-vous, montage de rendez-vous/réunions de travail),
- Accueil téléphonique et physique,
- Rédaction des réponses aux courriers, mise en forme, frappe,
- Réceptions - événements (voeux du service, cérémonies diverses, inaugurations.) : préparation des listes d'invités, envoi des invitations, organisation matérielle,
- Mise à jour de listes (institutionnelles, VIP, partenaires,...)
- Calendrier des réunions internes et externes,
- Planning des astreintes des élus,
- Gestion de la boîte mail générique Contact(transfert des messages destinés aux services et suivi des actions, diffusion infos, documentation).
- Enregistrement du courrier.

MISSIONS SECONDAIRES
- Elaboration du journal d'information quatre fois par an (préparation du sommaire, recueil des éléments auprès des services et des partenaires, relecture, correction et mise en forme des articles, rédaction d'articles, construction du chemin de fer, transmission des éléments à l'agence de création, « brief » sur la cohérence éditoriale, contrôle de la mise en page de la maquette, relecture de la maquette, corrections, diffusion en interne et externe, relation avec l'éditeur),
- Suivi de la mise à jour du site internet en fournissant les informations et vérifiant celles transmises par les services,
- Suivi de la distribution des documents d'information,
- Rédaction infos « actualités », institutionnelles pour le site Internet,
- Relais des événements, opérations de communication (prises de photos),
- Diffusion des informations sur facebook.