Assistant de Direction des Élus - Fresnes H/F - Communes

Située à 12 km de Paris, dans le département du Val de Marne, la Ville de Fresnes (29 000 habitants) oeuvre avec coeur pour pérenniser et développer un service public de qualité en direction de sa population.

L'assistant de direction des élus assure, sous l'autorité du cabinet, un appui administratif, organisationnel et relationnel auprès des élus. Il contribue à la bonne organisation de l'activité politique et institutionnelle en facilitant la gestion quotidienne des dossiers, des agendas et des relations avec les services, les partenaires institutionnels et les administrés.
Véritable interface entre les élus, les services de la collectivité et les interlocuteurs extérieurs, il participe à la fluidité des échanges et à la préparation des prises de décision.

Assurer l'assistance administrative des élus

- Gérer les agendas des élus
- Organiser à ce titre les rendez-vous, réunions et événements institutionnels
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et déplacements
- Assurer le suivi du courrier, des parapheurs et des circuits de validation
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Constituer, actualiser et archiver les dossiers

Assurer l'interface entre les élus, les services et les partenaires :
- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes
- Assurer le traitement et le suivi des demandes des administrés, partenaires et institutions
- Évaluer le niveau d'urgence et de priorité des sollicitations
- Assurer un premier niveau de réponse et orienter vers les interlocuteurs compétents
- Faciliter la circulation de l'information entre les élus, le cabinet et les services

Organiser l'activité institutionnelle des élus :
- Planifier les réunions, représentations et manifestations
- Organiser les déplacements des élus et assurer leur logistique
- Veiller à la cohérence et à l'optimisation des agendas
- Assurer le suivi des invitations, inscriptions et réponses protocolaires
- Être, si besoin, présent lors d'événements communaux

Assurer le suivi des dossiers :
- Recueillir les informations nécessaires auprès des services
- Réaliser, le cas échéant, des synthèses et notes de préparation à destination des élus
- Suivre l'avancement des dossiers confiés
- Effectuer les relances et assurer le suivi nécessaire auprès des services et partenaires
- Garantir le respect des échéances et des priorités définies.
Contribuer à la coordination avec l'assistant du Maire et l'assistant de direction générale :
- Coordination entre assistants pour planifier et organiser les rendez-vous communs
- Remplacement entre assistants du maire et des élus en période d'absence

- Formation de niveau Bac à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative, administration publique ou équivalent
- Expérience significative sur un poste d'assistant de direction, d'assistant d'élus ou dans un environnement institutionnel appréciée
- Gérer des agendas et priorités complexes
- Organiser et coordonner des réunions et événements
- Analyser les demandes et évaluer leur degré d'urgence
- Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs
- Sens aigu de l'organisation
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Autonomie, sens accru de l'organisation et rigueur
- Excellent relationnel et sens du service public
- Diplomatie et discrétion professionnelle
- Respect du devoir de réserve et de confidentialité
- Disponibilité et polyvalence

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Capacité d’adaptation