Assistant du Maire et du Cabinet H/F - Mairie

Au sein du cabinet et sous l'autorité du Maire et de la directrice de Cabinet, vous assurez le secrétariat de Monsieur le Maire, des élus et de la directrice de cabinet. Vous contribuez à l'organisation et à la coordination du Cabinet.

MISSIONS PRINCIPALES :

Assistanat du Maire, des élus et de la directrice de cabinet :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service en priorisant les demandes

- Gérer et planifier les agendas du maire, des élus et de la directrice de cabinet

- Organiser les réunions et en préparer l'organisation matérielle : préparer les dossiers, accueillir les participants, prendre des notes, rédiger les comptes rendus

- Intervenir en appui et en soutien auprès de la directrice de cabinet

- Assurer un rôle d'interface entre le cabinet, les élus, les services de la collectivité et les usagers.

Relations avec les administrés

- Assurer l'organisation des permanences de M. le Maire « Allo Monsieur le Maire »

- Traiter les sollicitations des administrés reçues au cabinet en lien avec le chargé relations usagers

- Rédiger les courriers de réponse et en assurer un suivi.

MISSION PONCTUELLE :

- Participer à l'organisation de réunions publiques et manifestations pilotées en direct par le cabinet.

Profil recherché :

- Expérience similaire en qualité d'assistante de direction

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

- Bonne maîtrise des outils bureautiques

- Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles

- Savoir adapter sa communication, faire preuve de discrétion

- Savoir travailler en transversalité et en équipe

- Faire preuve de rigueur, d'organisation, d'autonomie et de disponibilité.

Notre processus de recrutement, qui s'étale sur une période de 8 semaines en moyenne, se déroulera de la façon suivante :

Analyse de l'ensemble des candidatures auxquelles nous adresserons un accusé de réception par courriel
Prise de contact téléphonique avec les candidats dont les profils professionnels correspondent aux compétences requises précisées dans nos annonces
Organisation d'un entretien avec les candidats dont les savoirs et le savoirs-être répondent au mieux à notre culture professionnelle.

Experience: 2 An(s) - Collectivité territoriale

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de prise de notes,Assurer un accueil téléphonique,Relayer de l'information,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Mettre à jour un dossier, une base de données,Classer des documents,Archiver des dossiers et documents de référence,Accueillir, orienter, renseigner un public,Utiliser les outils numériques,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale