Assistant de Direction - Villejuif H/F - 94

La Direction des systèmes d'information et organisation vise à assurer la continuité et accroitre la
performance globale et la qualité de service rendu par le système d'information (SI). Les grands
projets consistent en la dématérialisation des processus, l'appropriation des outils, la sécurité du SI,
le développement de l'e-administration.
La cellule administrative a en charge le suivi administratif et comptable des dossiers et assurer
l'accueil et l'assistance de premier niveau informatique et téléphonie auprès des agents de la
collectivité.
Les missions principales sont d'une part d'apporter une aide permanente au directeur en termes
d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et
suivi de dossiers, d'autre part d'assurer la coordination de la cellule administrative composée de
deux agents et de participer à l'accomplissement de ses missions.

Assistanat de direction
- Organisation de la vie professionnelle du directeur
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités de la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Organisation et planification des réunions
Coordination de la cellule administrative et encadrement
- Organise l'activité de la cellule dans une logique de permanence de service ;
- Définit les tâches de chacun et affecte les projets au sein de la cellule ;
- Contrôle et évalue le travail réalisé ;
- Accompagne les agents vers la polycompétence et polyvalence ;
- Veille au fonctionnement collectif de l'équipe ;
Contribution aux missions de la cellule administrative
- Effectue la gestion comptable de la direction : préparation et suivi budgétaire, engagement,
liquidation de factures ;
- Relation et gestion des litiges de facturation avec les différents prestataires ;
- Aide à la rédaction et au suivi des marchés publics.
- Recherche et diffusion d'informations
- Contribution à la gestion du courrier
Autres activités de contribution à la direction
- Contribue à l'alimentation et la mise à jour de la base de connaissances interne.
- Contribuer au support et à l'assistance utilisateurs
- Veille
- Rend compte auprès du directeur.
- Instruction des dossiers et application des procédures administratives
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail