Assistant·e en Gestion Administrative H/F - 94

Le Centre de recherche en Epidémiologie et Santé des Populations (CESP, http://cesp.inserm.fr/) est l'un des principaux acteurs de la recherche épidémiologique en France. Il regroupe près de 600 chercheurs, ingénieurs, techniciens et doctorants travaillant dans la plupart des domaines de la santé, comme les maladies chroniques, le cancer ou bien encore la santé mentale, répartis actuellement dans 11 équipes de recherche.

Il bénéficie du soutien de trois tutelles académiques : l'Inserm, l'Université Paris-Saclay et l'Université Versailles Saint-Quentin et de plusieurs partenaires hospitaliers en Ile-de-France.

Les thématiques vont des biostatistiques les plus fondamentales aux sciences humaines et sociales en passant par la recherche clinique et les études en population générale.

Le fonctionnement du CESP repose sur trois services transversaux, à savoir le service des affaires générales et le plateau informatique qui assurent les meilleures conditions de travail pour les chercheurs et pour le développement de leurs projets, et du pôle méthodologies et statistiques qui conseille les chercheurs en matière de méthodologie statistique.

Le poste à pourvoir est affecté au service des affaires générales basé sur le site de l'Hôpital Paul Brousse à Villejuif (94, métro Paul Vaillant Couturier).

https://cesp.inserm.fr/frMission principale
En tant que membre de l'équipe du service des affaires générales du CESP, et relevant directement de la secrétaire générale, la mission principale consiste à renforcer l'offre de services destinée aux équipes de recherche du CESP. L'assistant.e en gestion administrative est chargé.e de superviser et d'améliorer les activités administratives, financières et de gestion du personnel implanté au sein des équipes de recherche dont il/elle a la charge. La mission principale consiste à assurer efficacement l'administration d'équipes de recherche, offrant un soutien essentiel pour garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes. Dans ce cadre, les responsabilités incluront la gestion administrative, la circulation de l'information auprès des membres de l'équipe de recherche, du service des affaires générales et des tutelles.

Activités principales
·Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel pour les besoins des équipes de recherche (réaliser les dépenses, faire les achats et les commandes, les missions, établir des documents administratifs/financiers pour les recrutements (stages, vacations, CDD, etc.) dans le respect des procédures définies par les services (finances, achats, ressources humaines) des tutelles

·Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux

·Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire

·Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

·Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'équipe

·Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières

· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des ressources humaines

·Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

·Informer et accompagner dans leurs démarches l'équipe de recherche et les partenaires externes

·Interagir avec les services financiers et ressources humaines d'autres organismes partenaires (Inserm, Université Paris-Saclay, UVSQ, Gustave Roussy)

·Contribuer à la mise à jour des procédures et des modèles de documents

·Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion dont il/elle a la charge

Connaissances

· Organisation et fonctionnement des EPST
· finances publiques, techniques d'achat et budgétaires
· Maitrise des outils de bureautique (Word et Excel)
· Connaissance de l'outil Sifac+ appréciée
· Techniques de communication (orale et écrite)

· Connaissance de base des processus juridiques et financiers

· Connaissance générale des ressources humaines

. Anglais: B1 à B2 CERCL