Assistant de Gestion H/F - 94

Le poste :

Au sein de la direction administrative et financière, et sous la responsabilité de la Responsable des contrats, vous êtes l'interlocuteur(trice) clé sur l'ensemble des opérations administratives et financières liées aux contrats d'alternance (apprentissage et professionnalisation).
Vous intervenez depuis l'inscription des apprenants jusqu'au suivi financier des contrats, en lien étroit avec les entreprises partenaires, les OPCO et les équipes internes.

Pour ce faire, voici vos missions :

Administration des inscriptions

- Gérer les préinscriptions et inscriptions des apprenants dans l'outil de gestion dédié (type Yparéo).
- Contrôler la validité des pièces administratives et sécuriser la conformité des dossiers.
- Produire et diffuser les documents administratifs nécessaires (notifications d'admission, attestations, courriers).
- Conseiller et accompagner les candidats ainsi que les entreprises dans leurs démarches administratives d'entrée en formation.

Gestion contractuelle de l'alternance

- Rédiger et mettre en oeuvre les contrats d'apprentissage et de professionnalisation ainsi que les conventions financières associées.
- Assurer la transmission, le suivi et les échanges avec les entreprises et les OPCO.
- Traiter les évolutions contractuelles (avenants, suspensions, ruptures) et les situations spécifiques (handicap, titres de séjour, etc.).
- Garantir un suivi documentaire fiable et un archivage conforme aux obligations réglementaires.

Suivi financier et relations financeurs

- Vérifier les accords de prise en charge émis par les OPCO.
- Établir la facturation et en assurer le suivi jusqu'au règlement.
- Relancer les financeurs en cas d'impayés et diriger les régularisations liées aux ruptures de contrats.
- Actualiser les outils de pilotage et de suivi financier.

Qualité, procédures et amélioration continue

- Appliquer les procédures internes et contribuer au respect des exigences qualité.
- Participer à l'évolution des processus administratifs et à la formalisation des modes opératoires.
- Contribuer aux audits internes et au suivi des actions d'amélioration.

Appui administratif transverse

- Alimenter les outils de suivi réglementaire et administratif (contrats, paiements, titres de séjour, RQTH, etc.).
- Participer à la gestion administrative des factures fournisseurs via Weproc ou outil équivalent.
- Apporter un soutien ponctuel aux activités de la direction administrative et financière.
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Le profil :

Titulaire d'un Bac +2/3 en gestion administrative, ressources humaines ou gestion d'entreprise, vous disposez d'une première expérience sur un poste similaire, idéalement dans l'univers de la formation.
À l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), vous appréciez les environnements structurés et réglementés. La connaissance des dispositifs de l'apprentissage et des financements OPCO est un plus.
Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre fiabilité et votre autonomie, vous savez conduire plusieurs dossiers en parallèle et faire preuve de discrétion. Votre aisance relationnelle et votre esprit d'équipe sont essentiels pour réussir sur ce poste.

Les conditions proposées :

Rémunération fixe à 35k, travail du lundi au vendredi, 39h avec RTT, tickets restaurants, avantages légaux.