Agent d'Accueil - Mairie de Juvisy-Sur-Orge H/F - 94

a- Activités principales

- Missions administratives d'accueil et de courriers :

Accueil physique et téléphonique des usagers au sein de l'Hôtel de Ville
Diriger les visiteurs vers les personnes et les services appropriés
Répondre aux informations de base concernant la collectivité
Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger vers les interlocuteurs adéquats
Prendre les messages précis et les transmettre aux destinataires
Récupérer le courrier à la poste ( Draveil actuellement)
Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant
Enregistrement du courrier dans le logiciel de courrier (scanner et traiter)
Préparer le courrier sortant : impression des courriers des services (dématérialisation, modernisation et centralisation) et le cas échéant de son bon affranchissement
Déposer le courrier à la poste (Draveil actuellement)
Gestion des parapheurs de l'ensemble des services
Gestion de l'envoi du courrier en nombre sous la forme de la dématérialisation (solution Doc'up)
Transmission des documents au sein de la Trésorerie
Possibilité de navettes en préfecture et sous-préfecture
Remise des clés aux associations

Missions d'Affichage et distribution :

Distribution du courrier sur l'ensemble des sites de la collectivité
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage, par distribution en boîtes aux lettres ou au sein des services.
Affichage sur les panneaux d'affichage : convocation du conseil municipal, compte-rendu etc
Distribution des courriers d'informations aux riverains (boîtage)
Soutien à l'organisation des instances notamment les séances du conseil municipal : apporter et mettre en place le matériel

b- Activités accessoires :

Renfort administratif de l'ensemble des services et notamment possibilité de renfort accueil et standard sur tous les sites
Possibilité de faire des courses exceptionnelles en dehors de la commune, et du département, notamment à Paris à la demande des services.

- Accueil du public de l'Hôtel de Ville
- Distribution de courriers sur l'ensemble des sites de la Collectivité, boîtage