Assistante Direction Générale des Services - Mairie de Wissous H/F - 94

Intitulé du poste Secrétariat du Maire et des élus
Cadre d'emploi :
Adjoint administratif territorial à Rédacteur
RELATIONS HIERARCHIQUES
* Placé sous l'autorité de la Responsable de la Direction Générale et du Cabinet du Maire

Missions principales :

* Gestion et coordination de l'agenda du maire, des élus, du directeur de cabinet et du Directeur Général des Services (rendez-vous, réunion, congés)
* Vérification et mise à jour du planning des manifestations dans les agendas
* Organiser et préparer les déplacements, les cérémonies officielles et les réunions
* Organiser des réunions : convocations, logistique, en assurant une coordination ainsi que la préparation des dossiers de réunions et salle
* Rédaction des comptes rendus (réunions publiques, etc...)
* Coordonner les relations externes : priorisation et suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs
* Réservation de salles
* Assurer la constitution des dossiers pour le maire et les élus : note cabinet, note des services, informations pratiques
* Assurer le secrétariat des adjoints et conseillers municipaux délégués ainsi que leur formation,
* Gérer et actualiser un fichier des contacts opérationnels
* Suivi des courriers, mails, reçus au cabinet : transmission, points réguliers avec le Maire et le cabinet sur les sujets prédominants
* Rédaction de courriers réponses dans les délais impartis
* Participer aux réunions de cabinet et des comités de direction avec les Responsables de services et rédaction des comptes rendus,
* Accueil téléphonique et physique :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
-Gestion, filtre des appels téléphoniques et prise de rendez-vous
* Rappel des informations importantes et transmission des messages
* Demandes diverses en lien avec les autres services
* Interface avec les services administratifs
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Tenue de tableaux de suivi d'intervention
* Suivi des plannings d'astreintes et des mariages en lien avec les affaires générales
* Gestion du circuit des parapheurs à la signature des élus
* Envoi et suivi des invitations officielles

Missions annexes :

? Gestion et enregistrement du courrier en cas d'absence
? Gestion prêt véhicule agents