Secrétaire de Direction H/F - 94

Descriptif Descriptif du poste :

La Direction des affaires sociales et médico-sociales du GH Fondation Vallée- Paul Guiraud comprend :
1 Directrice
1 Cadre supérieur socio-éducatif
5 Cadres socio-éducatifs
6 Coordonnateurs de projets ou de services
Cette équipe encadre près de 200 agents : Educateurs spécialisé, EJE, Assistant de service social, moniteur éducateur
La Direction des affaires sociales et médico-sociales est chargée de l'animation et de l'encadrement de ces travailleurs sociaux, mais aussi de plusieurs services : Les CSAPA, L'Accueil Familial Thérapeutique (AFT), le SAFT (AFT enfants), les appartements thérapeutiques
Missions du poste
Assurer le secrétariat de Direction en organisant la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers des agents.
Principales activités permanentes
Accueil physique et téléphonique de la Direction
Appui à la Réception / enregistrement et contrôle des absences des CSE (gestion chronos)
Accueil et accompagnement des nouveaux embauchés sur les aspects techniques et administratifs (badges, clé, autorisation de conduite véhicule de service)
Gestion des dossiers
Gestion des agendas de la Directrice et de son adjointe
Gestion des secours hospitaliers, liens « Entraide et Partage »
Gestion permanences juridiques
Participation à la rédaction du rapport d'activité et tout autre projet porté par la Direction
Suivi et reporting de l'activité de la Direction (tableau de bord)
Gestion des commandes (logistique)
Secrétariat et CR des réunions d'équipe

Profil recherché :

Savoirs faire
Excellente maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques (Word, Excel, etc.)
Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
Connaître les règles du secret professionnel en milieu hospitalier
Planifier ses activités, gérer les priorités et les aléas