Gestionnaire H/F - 94

Placé sous l'autorité directe du responsable du pôle de formation Ile-de-France sud, l'assistant de gestion doit :
- Effectuer la gestion administrative du service de formation
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, primo-renseignements pour l'ensemble des publics qui effectue un stage au centre pénitentiaire de Fleury-Mérogis
- Activités principales de l'assistant de gestion du service de formation des personnels :
- Gestion du courrier
- Réception, traitement et diffusion de l'information (DISP, ENAP, équipe de formation)
- Traitement du courrier départ/arrivée, transmission aux agents

Tâches administratives
- Suivi de l'agenda du service
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (notes de service, courriers, tableaux)
- Création et suivi des tableaux de présence pour les formations continues
- Création et alimentation des tableaux pour les formations initiales en lien avec le logiciel VIOLETTE
- Copie et diffusion des notes de service une fois validées et signées
- Saisie dans le logiciel HARMONIE et édition des attestations de stage
- Photocopies des supports de cours
- Prise des différents messages téléphoniques et renseignements sur diverses questions
- Tri, classement et archivage des dossiers formations
- Demande de B2, création des autorisations d'accès, copie et diffusion sur le commun
- Suivi des commandes de fournitures
- Transmission de documents à la DISP et à l'ENAP
- Liaisons avec la DISP et l'ENAP (téléphone, mails, suivi des envois des dossiers des élèves et des stagiaires)
- Saisie, édition et transmission à l'ENAP des attestations de restauration et d'hébergement
- Possibilité de participation à des surveillances de concours
- Elaboration du bilan d'activités
- Missions annexes :

Formations DISP et ENAP
- Diffusion des appels à candidatures
- Transmission des candidatures par télécopie ou par mail
- Transmission aux agents des notes de rejet ou de convocation
- Transmission à l'ENAP par télécopie de la confirmation de participation
- Edition de la note de services
- Copie et diffusion de la note de service

Gestion des dossiers liés aux droits à la formation des agents (CEDIF, DIF)
- Répondre aux requêtes des agents
- Remise de dossiers